Hướng dẫn thay đổi mẫu hóa đơn khi đặt in và phát hành hóa đơn mới năm 2016

Công ty của các bạn thuộc đối tượng được đặt in hóa đơn. Khi phát hành hóa đơn thì sẽ chọn ký hiệu mẫu hóa đơn, nhưng các bạn đang lúng túng không biết nên chọn mẫu nào? Vậy mẫu hóa đơn được quy định như thế nào? Khi nào doanh nghiệp phải thay đổi mẫu hóa đơn? Hay doanh nghiệp có được thay đổi mẫu hóa đơn? Đó là những thắc mắc của các bạn trong quá trình in và phát hành hóa đơn. Bài viết này nhằm giúp bạn hiểu mẫu hóa đơn và cách thức thay đổi khi đặt in và phát hành hóa đơn bất kể khi nào?

Trên hóa đơn chúng ta thường thấy các mẫu hóa đơn như: 01GTKT2/001, 01GTKT3/001, 01GTKT2/003… vậy khi nào thì doanh nghiệp được chọn ký hiệu mẫu hóa đơn nào?

1.        Ký hiệu mẫu số hoá đơn (mẫu hoá đơn): 01GTKT2/001 bao gồm 11 ký tự như ví dụ trên, được phân ra như sau:

-         01: là loại hóa đơn

-         GTKT: là tên hóa đơn

-         2: số liên hóa đơn

-         001: số thứ tự mẫu

Bảng ký hiệu 6 ký tự đầu của mẫu hóa đơn:

Loại hoá đơn	Mẫu số
1- Hoá đơn giá trị gia tăng.	01GTKT
2- Hoá đơn bán hàng.	02GTTT
3- Hoá đơn xuất khẩu.	06HDXK
4- Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan)	07KPTQ
5- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn gồm:
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ;	03XKNB
+ Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý.	04HGDL

Ví dụ: 

-         Ký hiệu  01GTKT2/001 được hiểu là: Mẫu phát hành thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng có 2 liên.

-         Ký hiệu  01GTKT3/001 được hiểu là: Mẫu phát hành thứ nhất của loại hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên.

-         Ký hiệu  01GTKT3/002 được hiểu là: Mẫu phát hành thứ hai của loại hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên.

-         Ký hiệu  01GTKT3/003 được hiểu là: Mẫu phát hành thứ ba của loại hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên.

2.        Số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn thay đổi khi nào?

-         Số thứ tự thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hoá đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hoá đơn; nhu cầu sử dụng hoá đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý...

Nhiều bạn kế toán không để ý, không biết được rằng số thứ tự mẫu của hóa đơn phải thay đổi khi nào và thường lúng túng khi phát hành hóa đơn.

Tại điểm 2 công văn số 4489/TCT-CS ngày 14/10/2014 hướng dẫn:

“2. Về ký hiệu mẫu số hóa đơn trong việc đặt in hóa đơn

Tại điểm 1.2 Phụ lục 1 (Hướng dẫn ký hiệu và ghi thông tin bắt buộc trên hóa đơn) ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn:

“Số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn thay đổi khi có một trong các tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như: một trong các nội dung bắt buộc; kích thước của hóa đơn; nhu cầu sử dụng hóa đơn đến từng bộ phận sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý...”

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn được hướng dẫn tại tại khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, tên, địa chỉ mã số thuế của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; người mua, người bán ký; tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Căn cứ hướng dẫn trên, trường hợp các tiêu thức trên tờ hóa đơn đã thông báo phát hành thay đổi như tên, địa chỉ của người bán; tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn thì doanh nghiệp phải thay đổi số thứ tự mẫu hóa đơn.”

==> Theo đó, khi đặt in hóa đơn lần tiếp theo, trường hợp doanh nghiệp có sự thay đổi tên, địa chỉ của doanh nghiệp hoặc thay đổi tổ chức nhận in hóa đơn thì trên hóa đơn phải thay đổi số thứ tự mẫu hóa đơn.

Ví dụ 1: Cty bạn đã thông báo phát hành 01 mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên với ký hiệu mẫu số hóa đơn 01GTKT3/001, hóa đơn được in tại Công ty TNHH K. Sau khi hết hóa đơn, Cty bạn đặt in hóa đơn tiếp theo để sử dụng, nếu có một sự thay đổi như: tên, địa chỉ hoặc chuyển sang đặt in tại tổ chức nhận in khác (Công ty TNHH Y) thì ký hiệu mẫu số hóa đơn phải thay đổi thành 01GTKT3/002.

Ví dụ 2: Năm 2015, Cty  bạn đặt in hóa đơn GTGT lần đầu là:

-         Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/15P. Tư số 001 đến 500

     -         Sang năm 2016 các bạn đặt in lần 2:

+     Nếu vẫn theo y mẫu cũ và tại công ty in đã in trước đây thì Mẫu số là: 01GTKT3/001. Ký hiệu: AP/16P. Phải lấy từ số 001 trở đi (Vì đã thay ký hiệu hóa đơn mới)

+     Nếu Thay đổi kích thước của hóa đơn. -> Thì phải thay đổi lại số thứ tự mẫu hóa đơn) và Mẫu số là: 01GTKT3/002. Ký hiệu: AP/16P. Phải lấy từ số 001 trở đi (Vì đây là mẫu thứ 2)

Tham khảo thêm:  Theo Công văn 784/CT-TTHT ngày 21/01/2015 của Cục thuế TP. Hồ chí Minh.

“Trường hợp của Công ty theo trình bày, năm 2013 đặt in hóa đơn và đã thông báo phát hành sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/13P và có 03 liên, nay Công ty tiếp tục đặt in hóa đơn GTGT để sử dụng với ký hiệu AA/15P và có 04 liên, các nội dung khác không thay đổi thì ký hiệu mẫu số hóa đơn là 01GTKT4/001.”

 Đối với tem, vé, thẻ:

-         Bắt buộc ghi 3 ký tự đầu để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Các thông tin còn lại do tổ chức, cá nhân tự quy định nhưng không vượt quá 11 ký tự.

Cụ thể:       

-         Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT

-         Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

 3. Ký hiệu hoá đơn:

- Ký hiệu hoá đơn có 6 ký tự đối với hoá đơn của các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in và 8 ký tự đối với hoá đơn do Cục Thuế phát hành.

 - 2 ký tự đầu để phân biệt các ký hiệu hóa đơn.

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

 - 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hoá đơn và hình thức hoá đơn.

- Năm tạo hoá đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm;

- Ký hiệu của hình thức hoá đơn: sử dụng 3 ký hiệu:

E: Hoá đơn điện tử,
T: Hoá đơn tự in,

P: Hoá đơn đặt in;

- Giữa hai phần được phân cách bằng dấu gạch chéo (/).

 Ví dụ:

AA/16E: (AA: là ký hiệu hóa đơn, 16: hóa đơn tạo năm 2016, E: là ký hiệu hóa đơn điện tử)

AB/15T: (AB: là ký hiệu hóa đơn, 15: hóa đơn tạo năm 2015, T: là ký hiệu hóa đơn tự in)

AA/16P: (AA: là ký hiệu hóa đơn, 16: hóa đơn tạo năm 2016, P: là ký hiệu hóa đơn đặt in)

 Để phân biệt hoá đơn đặt in của các Cục Thuế và hoá đơn của các tổ chức, cá nhân, hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành thêm 02 ký tự đầu ký hiệu (gọi là mã hoá đơn do Cục Thuế in, phát hành).

Ví dụ: Hoá đơn do Cục thuế Hà Nội in, phát hành có ký hiệu như sau:

01AA/15P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế Hà Nội đặt in, tạo năm 2015;

03AB/16P thể hiện Hoá đơn có ký hiệu do Cục Thuế TP HCM đặt in, tạo năm 2016;

(Danh sách Mã hóa đơn của Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phát hành theo Phụ lục 2 kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)
 

4. Số thứ tự hoá đơn:

- Ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hoá đơn, bao gồm 7 chữ số.

 5. Liên hoá đơn:

- Mỗi số hoá đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó 2 liên bắt buộc:

- Liên 1: Lưu 

- Liên 2: Giao cho người mua

Các liên từ liên thứ 3 trở đi được đặt tên theo công dụng cụ thể mà người tạo hoá đơn quy định.

 6. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hoá đơn: đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn./.

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share

About Admin MC3

This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.

Related Post