Dùng mail merge để tạo phiếu lương hàng loạt

Hàng tháng sau khi hoàn thành bảng lương, kế toán cần gửi bảng lương chi tiết đến từng nhân viên trong công ty nên việc tạo ra một mẫu thanh toán tiền lương chi tiết của từng người có thể in hàng loạt là một đòi hỏi cấp thiết đối với kế toán, nhằm tiết kiệm thời gian trong công việc. Bài viết này giới thiệu đến các bạn kế toán phương pháp đơn giản, nhanh gọn để in hàng loạt lương chi tiết của từng nhân viên một cách tự động. 

Các bước thực hiện:

B1: Chuẩn bị sẵn bảng lương excel
B2: Tạo Phiếu lương mẫu word
B3: Dùng Mail Merge trộn thư tạo thành hàng loạt phiếu lương

Bước 1: Chuẩn hóa bảng lương

Từ Bảng lương bên dưới theo mẫu hoặc bảng lương tại công ty các bạn

Để có file excel trộn thư tạo ra bảng lương từng nhân viên thì các tiêu đề cột là các dòng đơn – không được ghép (merge) => Nên các bạn phải chèn thêm một dòng tiêu đề phụ trong bảng lương Hoặc các bạn chép bảng lương sang 1 sheet mới và đưa các tiêu đề phù hợp vào (mỗi ô excel là một tiêu đề:

Lưu ý: Cách tốt nhất là copy sang sheet mới và xóa tiều đề thông thường đi, chỉ để lại tiêu đề đơn. Để xóa dòng mà không làm ảnh hưởng đến công thức tính toán ta bấm Ctrl A => Copy => Paste Value dưới dạng số => Xóa đi những cột không cần thể hiện trên phiếu lương.

Bước 2: Tạo phiếu lương trên file word theo mẫu phù hợp



Tạo phiếu lương lương mẫu bên trên hoặc theo thông tin mà bạn cần cho người lao động biết.

Bước 3: Thực hiện trộn thư

Từ file word mẫu phiếu lương, các bạn chọn thẻ Mailing => Start Mail Merge => Step by Step Mail Merge Wizard

Chọn định dạng Letter ở Step 1 of 6 (góc trái – phía cuối màn hình)

Next tới Step 2 of 6: chọn Use the current document (Nguồn tài liệu hiện tại)

Next tới Step 3 of 6: Bấm vào Browse chọn file dữ liệu nguồn (Bảng lương đã chuẩn hóa ở bước 1) => chọn Open để mở file nguồn

Chọn sheet chứa dữ liệu nguồn (ở đây là sheet 1, tuy nhiên, nên đổi tên sheet chứa dữ liệu nguồn ở dạng tiếng Việt không dấu để tránh nhầm lẫn) => OK.

Dữ liệu sau khi chọn file nguồn sẽ hiển thị như sau:

Tiếp tục nhấn OK để chuyển qua Step 4 of 6.
Chèn trường dữ liệu tương ứng với số lượng thông tin muốn hiển thị ở Phiếu lương mẫu đã tạo:

Tại Step 4 of 6: chọn More items => Insert để chèn trường dữ liệu tương ứng.

Hoặc bấm Insert Merge Field trên thanh công cụ: 

Làm tương tự cho đến toàn bộ Phiếu lương. 

Next qua Step 5 of 6 để xem trước hình ảnh hiển thị của Phiếu lương hoàn thiện: 

Lưu ý: Tại bước này nếu để sót trường dữ liệu hoặc trường dữ liệu không khớp hoặc trường dữ liệu chèn không có dữ liệu gốc thì tại các điểm chèn sẽ báo lỗi hoặc để trắng.

Nếu phiếu lương không báo lỗi, Next qua Step 6 of 6: hoàn thiện việc trộn thư.

Bước 4: Muốn xem phiếu lương của từng người:

Trong thẻ Preview Results sử dụng hình mũi tên để di chuyển tới/lùi đến số thứ tự nhân viên muốn xem phiếu lương, hoặc gõ trực tiếp số thứ tự của nhân viên trong Bảng lương ở bước 1 vào ô số.

Bước 5: Chỉnh sửa định dạng sau khi Mail Merge

– Muốn in nghiêng, in đậm => Bôi đen trường muốn chọn rồi in nghiêng, in đậm
– Định dạng lại số: Chọn trường muốn định dạng => Bấm chuột phải => MergeField => Field Codes

Định dạng lại số: Giữ nguyên tên trường #,###,###

Chỉnh sửa tương tự với các trường còn lại ta được kết quả như sau:
Bước 6: Xuất phiếu lương lưu trữ ở dạng file word:

Vào thẻ Finish & Merge => chọn Edit Individual Documents:

Chọn All nếu muốn xuất toàn bộ
Chọn Current Record nếu muốn xuất vị trí đang xem
Chọn From… To nếu muốn xuất giới hạn số lượng nhân viên.

• Tweet
• Share
• Share
• Share
• Share

About Admin MC3

This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.

Related Post