Các
lỗi thường gặp đối với hàng tồn kho
Tài
sản trong kho là một phần quan trọng của báo cáo tài chính. Thế nhưng, ngay cả
khi hoạt động hiệu quả nhất, các mặt hàng này vẫn có xu hướng dễ bị mất hay bị
đánh cắp. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho là những biện pháp và chính
sách bảo hộ hữu hiệu được các doanh nghiệp thiết lập nhằm để giảm thiểu hao hụt
và bảo vệ tài sản của mình, tuy nhiên để duy trì hoạt động này đang đặt ra những
thách thức không nhỏ đối với doanh nghiệp. Bởi trong thực tế, có rất nhiều lỗi
thường gặp đối với hàng tồn kho. Điển hình như lỗi tồn kho có thể dẫn đến số dư
hàng tồn kho cuối kỳ kế toán không chính xác, điều này gây ảnh hưởng đến giá vốn
hàng bán và lợi nhuận, qua đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính. Vì
vậy, cần nhận thức được các loại lỗi có thể xảy ra trong hệ thống tồn kho để có
các biện pháp phòng ngừa, ngăn chặn và xử lý kịp thời. Một số lỗi phổ biến thường
gặp là:
Hàng
nhận giữ hộ được phân loại nhầm là hàng tồn kho của đơn vị: Khách hàng có thể gửi
một số hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho của đơn vị, vì vậy có thể dẫn đến nhầm
lẫn khi kiểm đếm như hàng tồn kho của đơn vị.
Hàng
tồn kho ký gửi ở các đại lý hoặc địa điểm khác hệ thống kho của đơn vị: Có thể
có hàng tồn kho gửi bán tại các nhà bán lẻ, đại lý hoặc các nơi gia công, chế
biến và đơn vị quên kiểm kê chúng.
Hạch
toán không đúng kỳ: Đơn vị đã ghi nhận là hàng tồn kho dù chưa làm thủ tục nhập
kho hoặc đã hoàn thành thủ tục nhập kho nhưng chưa được ghi nhận là hàng tồn
kho.
Ghi
nhận không đúng tài khoản: Hàng chưa về, hóa đơn về nhưng kế toán đơn vị đã ghi
nhận là hàng hóa, thành phẩm, cho dù chưa làm thủ tục nhập kho.
Dịch
chuyển kho: Đơn vị chuyển hàng từ kho này sang kho khác nhưng lại hạch toán
tăng hoặc giảm hàng tồn kho ở cả hai nơi, hoặc không ghi nhận nghiệp vụ ở kho
nào.
Tính
toán hàng tồn kho không chính xác: Đơn vị có thể sử dụng phương pháp tính giá
hàng tồn kho không phù hợp với tình hình thực tế hay tính toán phế liệu thu hồi
không chính xác, dẫn đến số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán không được
báo cáo đầy đủ, trung thực…Như vậy, một lỗi tồn kho có thể dẫn đến gia tăng số
tiền khi kết thúc kiểm kê. Điều này có nghĩa là chi phí của hàng hoá bán ra đã
được nói giảm, do đó lợi nhuận được phóng đại. Ngược lại, nếu một lỗi tồn kho dẫn
đến sự sụt giảm về số lượng trong kỳ kết thúc kiểm kê, điều này có nghĩa là chi
phí của hàng bán được phóng đại, do đó lợi nhuận có thể thấp hơn.
Cải
thiện hoạt động kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho hiệu quả
Để
hoạt động kiểm soát nội bộ hàng tồn kho được thực hiện hiệu quả, góp phần bảo vệ
hàng tồn kho, trước hết doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp nhằm hạn chế
xâm nhập nhà kho như: Xây hàng rào, lập các trạm kiểm soát và giám sát video...
Đồng thời, loại bỏ các vật cản xung quanh nhà kho, hạn chế quyền tiếp cận vào
khu vực kho và khu vực giao hàng. Đặc biệt, thực hiện giám sát việc xâm nhập
vào các khu vực phân phối và lưu trữ. Thiết lập một hệ thống kiểm soát nhằm
ngăn chặn truy cập trái phép vào lưu trữ hàng tồn kho và các khu vực hành
chính. Tiến hành đánh giá đối với các rủi ro về môi trường như gió lớn, lũ lụt
hay động đất. Xác minh rằng tất cả các biện pháp phòng cháy, chống ngập… thực tế
đã được thông qua.
Cùng
với những giải pháp trên, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các vấn đề sau:
An
ninh: Các biện pháp bổ sung như ổ khóa và mã bảo mật, camera quan sát, tia
laser chống trộm… sẽ giúp đảm bảo rằng, chỉ những nhân viên đáng tin cậy, nhận
được sự ủy quyền mới có thể thể tiếp cận đến hàng tồn kho.
Kiểm
kê tất cả hàng tồn kho đến: Không chỉ tin vào xác nhận với các nhà cung cấp mà
cần kiểm tra số lượng ghi trên biên bản giao nhận hàng. Kiểm kê hàng tồn kho
trước khi thu nhận sẽ giúp loại trừ các lỗi từ khi nhận được hàng như: Thừa hoặc
thiếu so với số lượng đặt mua. Xác minh rằng tất cả các hàng tồn kho đến đều
không bị hư hỏng, sai quy cách, hoặc không đủ phẩm chất… Tất cả những khác biệt
từ đơn đặt mua đến biên bản kiểm kê phải được giải trình đầy đủ. Theo dõi chặt
chẽ các yêu cầu mua thêm hoặc trả về nơi cung cấp.
Theo
dõi: Bước cơ bản nhất trong việc kiểm soát hàng tồn kho là duy trì một danh mục
chính xác những gì một doanh nghiệp có và ở đâu. Hầu hết các doanh nghiệp ngày
nay dựa vào các kho dữ liệu điện tử, thường sử dụng mã vạch và thẻ kho để theo
dõi sự biến động nhập, xuất của các mặt hàng. Tất cả địa điểm kiểm kê phải được
đánh số, xác định từng khoản mục hàng tồn kho, và theo dõi các mặt hàng theo vị
trí. Mặt hàng tồn kho nào được kiểm kê phải được đánh dấu “đã kiểm kê”, niêm
phong, dãn nhãn…bằng các loại mực, sơn không tẩy xóa được. Phế liệu có thể phát
sinh bất cứ nơi nào trong một doanh nghiệp (đặc biệt là sản xuất), và các nhân
viên có thể dễ dàng bỏ qua không ghi nhận thích hợp trong các hồ sơ kế toán. Vì
vậy, mỗi phế liệu trong kho phải được xác định và ghi nhận riêng vào một thẻ
kho, trong đó mô tả quy cách, đơn vị đo lường, và số lượng. Như vậy, thực hiện
kiểm kê là cần thiết để đảm bảo rằng hàng tồn kho được sắp xếp một cách khoa học,
hợp lý, hàng tồn kho có giá trị đúng, và chứng minh rằng hàng tồn kho có sẵn để
bán hoặc sản xuất khi cần thiết.
Điều
tra quyền sở hữu của khách hàng và cách ly với hàng tồn kho của khách hàng: Nếu
có hàng tồn kho mà khách hàng sở hữu, nhân viên nhà kho sẽ có khả năng kiểm đếm
như thể nó thuộc sở hữu của đơn vị, do đó có một thủ tục tại chỗ là ghi nhãn
các mặt hàng này là khách hàng gửi gia công, chế biến hoặc đang chờ vận chuyển
và phân loại chúng trong một phần riêng của kho.
Tiến
hành đánh giá hàng tồn kho lỗi thời định kỳ: Nếu vật tư, công cụ, hàng hóa ngồi
trên kệ quá lâu sẽ mất đi giá trị, gây lãng phí và tổn thất về lợi nhuận. Vì vậy,
doanh nghiệp cần duy trì các mặt hàng tồn kho có khả năng luân chuyển nhanh
chóng; hình thành một hội đồng xét duyệt hàng tồn kho theo định kỳ, kiểm tra
các biên bản kiểm kê để xác định mặt hàng cần phải được bán ra hoặc bị loại bỏ…
Chuẩn
hóa hồ sơ lưu giữ cho hàng tồn kho: Khi một mặt hàng được chọn từ các kệ trong
kho để sử dụng hoặc chuyển cho các khu vực sản xuất hay bán cho khách hàng, cần
xây dựng một quy trình chuẩn để ghi lại nhật ký ngay sau khi chúng rời khỏi
kho, tránh trường hợp có người loại bỏ các dấu hiệu hàng tồn kho di chuyển.
Điều
tra hồ sơ kiểm kê âm: Nếu các hồ sơ kế toán cho thấy có hàng tồn kho âm, thì rõ
ràng đã có một lỗ hổng giao dịch lớn. Trường hợp này nhất thiết phải mở một cuộc
điều tra chi tiết. Cách ly nhiệm vụ: Tách các nhiệm vụ liên quan đến mua, đặt
hàng, tiếp nhận và lưu trữ hàng tồn kho. Những nhân viên khác nhau được chỉ định
để giám sát việc bán hàng, quản lý hàng tồn kho và các phòng ban mua. Kiểm
toán: Thực hiện việc kiểm toán định kỳ các hóa đơn vật liệu, phát hiện tiêu cực
trong kiểm kê và theo dõi phế liệu sẽ bù đắp lỗi tồn kho, phân bổ đều và hạn chế
khống vật liệu trong kho.
Tác
giả: TS. Cao Hồng Hạnh - Đại học Công Nghiệp Hà Nội
Tài
liệu tham khảo:
Các
hành vi mang tính chu kỳ của hàng tồn kho, 2031-2044 BanosCaballero, S., PJ
Garcia-Teruel và P. Martinez-Solano, 2013;
Sự
hồi sinh của nghiên cứu hàng tồn kho, 291-328 Boute, R., M. Lambrecht và O.
Lambrechts, 2014;
Quản
lý hàng tồn kho với tài chính dựa trên tài sản, 1274-1292 Campa, JM và JM
Shaver, 2012…
This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.
ConversionConversion EmoticonEmoticon