Từ ngày 21/11/2021, áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC tại 06 tỉnh thành phố. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp gặp vướng mắc khi nhận hóa đơn điện tử của đối tác nhưng có ngày ký và ngày lập khác nhau. Vậy theo quy định hiện hành phải sử dụng ngày ký hay ngày lập để kê khai và xác định doanh thu, chi phí? Thông tư, Nghị định nào quy định vấn đề này? Bài viết này sẽ giải thích cụ thể cho các bạn.
1. Quy định về thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 123
Tại
Điều 9 Nghị định 123 quy định về thời điểm lập hóa đơn như sau:
-
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán tài sản nhà nước,
tài sản tịch thu, sung quỹ nhà nước và bán hàng dự trữ quốc gia): Là thời điểm
chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân
biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
-
Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc
cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường
hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ
thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu
tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế
toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ
thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).
Ngoài
ra, một số trường hợp cụ thể có quy định về thời điểm lập hóa đơn khác nhau.
2. Quy định chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế
Tiếp
đó, Nghị định 123 quy định về chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế theo 2
hình thức:
-
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế: doanh nghiệp, người nộp thuế
sau khi nhập liệu, xuất hóa đơn sẽ thực hiện ký số và gửi hóa đơn lên cơ quan
Thuế để cấp mã, sau đó gửi hóa đơn cho người mua.
-
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế: thực hiện chuyển dữ liệu
hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế theo 2 phương thức:
+
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo
Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123. Nộp cùng thời hạn
nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng (theo Tháng hoặc Quý), áp dụng với một số
doanh nghiệp loại hình kinh doanh đặc thù có số lượng hóa đơn lớn.
+
Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp
dịch vụ:
Người
bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng
thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người
mua).
3. Ngày hóa đơn khác ngày ký số có hợp lệ?
Ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử có giống nhau không?
Quy định trước đây:
Căn
cứ tại Điều 15 Nghị định 51/2010/NĐ-CP, quy định về ngày lập hóa đơn điện tử
như sau:
"Điều
15. Lập hóa đơn
...
3.
Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa,
dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật
quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký
thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.
Trường
hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi
lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng
hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
...
5.
Hóa đơn điện tử được lập xong sau khi người bán và người mua đã ký xác nhận
giao dịch đã được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
..."
Ngày
ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai
bên bắt đầu có hiệu lực. Như vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thông thường
sẽ là một. Nhưng nếu trường hợp ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử là khác
nhau, thì phải kê khai và hạch toán như thế nào?
Theo
quy định mới nhất ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử khác nhau thì sử dụng
ngày nào để kê khai và hạch toán?
Tổng
cục thuế đã ban hành các công văn để hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đối với
việc ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử khác nhau, cụ thể:
Tại
Công văn 812/TCT-DNL 13 tháng 3 năm 2019 về việc ngày lập và ký duyệt trên hóa
đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BCT (Thông tư này hết hiệu lực từ ngày
01/07/2022), Tổng cục thuế trả lời cục thuế Thanh Hóa như sau:
“Căn
cứ vào qui định của pháp luật về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
nêu trên và mô hình hoạt động bán hàng của Công ty xi măng Nghi Sơn trong quá
trình sản xuất kinh doanh và kê khai thuế, Tổng cục Thuế đồng ý với đề xuất của
Công ty xi măng Nghi Sơn căn cứ ngày lập trên hóa đơn điện tử là ngày xác định
nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định”.
Ngoài
ra, Tại Công văn 58325/CT-TTHT ngày 25 tháng 8 năm 2017 của Cục thuế Thành phố
Hà Nội cũng hướng dẫn như sau:
“Căn
cứ theo quy định trên, trường hợp của Công ty CP Thế giới số Trần Anh đang sử dụng
hóa đơn điện tử, trong quá trình sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ thì ngày lập
hóa đơn điện tử Công ty phải thực hiện theo đúng quy định tại điểm a khoản 2 Điều
16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau
ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để
xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.”
Như
vậy, trong trường hợp hóa đơn điện tử có ngày ký và ngày lập khác nhau, cơ quan
Thuế đều hướng dẫn Doanh nghiệp cũng như các chi cục thuế lấy ngày lập hóa đơn
để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.
Quy định hiện nay:
Tại
Khoản 9, Điều 10 Nghị định 123 có nêu:
Thời
điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ
ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm
của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên
hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa
đơn
Theo
quy định trên, có thể hiểu rằng hóa đơn với ngày hóa đơn khác với ngày ký số
hóa đơn vẫn hợp lệ.
Mặt
khác, theo tìm hiểu của LuatVietnam thì hiện tại khi xuất hóa đơn theo Nghị định
123, doanh nghiệp vẫn có thể ghi Ngày hóa đơn là ngày trong quá khứ (lùi ngày)
và thực hiện gửi lên cơ quan thuế để cấp mã bình thường (với hóa đơn có mã cơ
quan thuế). Điều này có thể cho thấy hệ thống được thiết kế để phù hợp với quy
định nêu trên.
4. Mức phạt nếu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử lên cơ quan thuế chậm
Bên
cạnh đó, tại Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành vi vi phạm về
chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có đưa ra các mức xử phạt vi phạm hành chính nếu
doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
|
Vi phạm |
Quá hạn |
Mức phạt |
|
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn |
01 - 05 ngày làm việc |
02 - 05 triệu đồng |
|
06 - 10 ngày làm việc |
05 - 08 triệu đồng |
|
|
11 ngày làm việc trở lên |
10 - 20 triệu đồng |
|
|
Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa
đơn đã lập trong kỳ |
05 - 08 triệu đồng |
|
|
Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế |
10 - 20 triệu đồng |
|
Với
quy định này, nếu căn cứ vào Ngày hóa đơn để tính chuyển dữ liệu chậm thì đối với
các hóa đơn xuất lùi ngày sẽ bị tính chậm từ 1 đến nhiều ngày (tùy thuộc vào số
ngày xuất lùi). Nếu căn cứ vào Ngày ký số để tính chuyển chậm thì rủi ro sẽ thấp
hơn rất nhiều.
Về
mặt logic, đối chiếu với nội dung của mục 3 ở trên: Hóa đơn với Ngày hóa đơn
khác với Ngày ký số hóa đơn vẫn hợp lệ thì căn cứ để tính thời điểm chuyển dữ
liệu chậm là dựa vào Ngày ký số hóa đơn.
Trường
hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế sẽ có rủi
ro chuyển dữ liệu chậm đến cơ quan thuế cao hơn. Với hóa đơn điện tử có mã đã
thực hiện gửi đến cơ quan thuế để cấp mã ngay sau khi xuất hóa đơn.
This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.
ConversionConversion EmoticonEmoticon