Hướng dẫn xử lý chi phí bảo hành hàng hóa, sản phẩm
Đây là một loại chi phí hậu mãi, phục vụ cho công tác bán hàng. Chi phí này thường phát sinh kéo dài nhiều kỳ kế toán sau khi đã bán hàng, đã phát sinh doanh thu, đặc biệt có nhiều loại hàng hóa đặc thù thời gian bảo hành kéo dài nhiều năm. Do đó, nếu ghi nhận khi phát sinh đưa thẳng vào chi phí 641 là không hợp lý.
1. Trường hợp chi phí bảo hành do chính nhà sản xuất hoặc nhà phân phối chịu:
Rất nhiều bạn khi có chi phí bảo hành phát sinh thường hạch toán luôn vào tài khoản 641. Tuy nhiên, các bạn đó quên một điều rằng khoản chi phí này chi ra nhằm khắc phục sự cố cho những sản phẩm có thể đã được tiêu thụ ở nhiều kỳ kế toán trước đó. Như vậy, theo nguyên tắc phù hợp của kế toán (doanh thu và chi phí phải tương ứng với nhau, chi phí nào thì doanh thu đó) thì cách hạch toán vào tài khoản 641 của kỳ hiện tại là hoàn toàn bất hợp lý. Vậy thì, khoản chi phí này hạch toán vào đâu là hợp lý nhất?
Khi bán hàng hoặc bàn giao công trình xây dựng người ta biết chắc chắn rằng trong tương lai DN sẽ phải chi ra một số tiền để sửa chữa, khắc phục những hư hỏng của sản phẩm. Song, họ lại không thể nào xác định được con số cụ thể là bao nhiêu? Thời gian chi trả là khi nào?...
- Đối với doanh nghiệp xây dựng, làm dự án ... người ta căn cứ vào thời gian bảo hành của hợp đồng và mức ký quỹ đảm bảo bảo hành để tính chi phí trích dự phòng.
- Đối với doanh nghiệp thương mại, sản xuất khác... căn cứ vào số liệu thống kê chung của từng ngành, đồng thời tham chiếu với các văn bản pháp luật của nhà nước để đưa ra một mức trích hợp lý nhất (VD: đối với ngành xây dựng, mức trích trước chi phí bảo hành chiếm từ 2% - 3% trên tổng giá trị quyết toán của công trình. Ngành điện tử, điện máy thì con số này là 5% doanh thu...).
Khoản dự phòng phải trả được lập tại thời điểm lập Báo cáo tài chính.
- Khi lập dự phòng cho chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3521).
- Khi lập dự phòng cho chi phí sửa chữa, bảo hành sản phẩm, hàng hóa đã bán:
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3521).
- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành sản phẩm, hàng hoá, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hoá thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
- Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm, hàng hoá hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3521)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
=> Đảm bảo được nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3521)
Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng (phần dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hoá còn thiếu)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
=> Đảm bảo được nguyên tắc phù hợp trong kế toán.
2. Trường hợp chi phí bảo hành do nhà sản xuất chịu, đơn vị bán hàng chỉ đóng vai trờ trả hộ:
Trường hợp này khá phổ biến đối với các DN thương mại, phân phối máy móc, thiết bị. Đối với các trường hợp này, đơn bị phân phối hàng hóa chỉ đóng vai trò tiếp nhận sản phẩm bảo hành rồi xử lý theo quy trình có sẵn mà họ và nhà sản xuất đã thống nhất trước đó và gửi sản phẩm trả lại cho người tiêu dùng, toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình xử lý sản phẩm bảo hành sẽ được nhà sản xuất hoàn trả lại. Chính vì vậy, khi phát sinh chi phí, kế toán của đơn vị bán hàng chỉ việc xuất tiền chi trả và hạch toán vào TK phải thu khác (hoặc có thể cấn trừ thẳng vào tiền hàng còn nợ của nhà sản xuất, tùy theo sự thỏa thuận của các bên). Sau đó, định kỳ 2 bên sẽ đối chiếu và thanh toán công nợ.
3. Trường hợp chi phí bảo hành của công ty xây dựng:
a. Việc trích lập dự phòng bảo hành công trình xây dựng được thực hiện cho từng công trình, hạng mục công trình hoàn thành, bàn giao trong kỳ:
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3522).
Nợ TK 627 - Chi phí sản xuất chung
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (3522).
b. Trường hợp doanh nghiệp tự thực hiện việc bảo hành công trình xây dựng:
- Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến việc bảo hành, ghi:
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...
Nợ các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214, 331, 334, 338,...
- Cuối kỳ, kết chuyển chi phí bảo hành thực tế phát sinh trong kỳ, ghi:
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
Nợ TK 154 - Chi phí SXKD dở dang
Có các TK 621, 622, 627,...
- Khi sửa chữa bảo hành công trình hoàn thành bàn giao cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có TK 154 - Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
c. Trường hợp giao cho đơn vị trực thuộc hoặc thuê ngoài thực hiện việc bảo hành, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có các TK 331, 336...
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chênh lệch giữa số dự phòng đã trích lập nhỏ hơn chi phí thực tế về bảo hành)
Có các TK 331, 336...
d. Hết thời hạn bảo hành công trình xây dựng mà không sử dụng hết thì:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Có TK 711 - Thu nhập khác.
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (3522)
Có TK 711 - Thu nhập khác.
This is dummy text. It is not meant to be read. Accordingly, it is difficult to figure out when to end it. But then, this is dummy text. It is not meant to be read. Period.
ConversionConversion EmoticonEmoticon